Personvern
Denne erklæringen har som hensikt å forklare hvordan Bergen Ortopedi Senter AS samler inn, lagrer og bruker personopplysninger.
Formålet med lagring av pasientopplysninger er å sikre at du som pasient mottar helsehjelp som er skreddersydd dine behov.
Når vi mottar en henvisning eller forespørsel oppretter vi en journal i henhold til Helsepersonellovens kapittel 8, §39-47. Noen opplysninger er vi pliktig å samle inn og lagre, som navn, adresse, telefonnummer, evt. verge, diagnoser, smitterisiko osv.
Vi skriver journalnotater etter din konsultasjon og vi tar vare på dokumenter fra leger, NAV, fysioterapeuter, forsikringsselskaper osv.
I noen tilfeller har vi behov for flere detaljer rundt din person enn det som er lovpålagt. Dette er informasjon du selv gir oss frivillig og du kan når som helst be oss om å slette opplysningene. Eksempler på denne type informasjon er midlertidig adresse, kontaktpersoner etc.
HVOR HENTER VI OPPLYSNINGER FRA?
Opplysninger vi lagrer i vårt journalsystem er i stor grad hentet fra henvisninger fra leger, epikriser og operasjonsbeskrivelser fra sykehus og rapporter fra røntgeninstitutter, eller ved at du tar kontakt for å bestille time enten per telefon, e-post eller vårt kontaktskjema på nett.
I forbindelse med utferdigelse av spesialisterklæringer får vi også henvendelser og opplysninger fra forsikringsselskap, advokater og NAV Forvaltning.
Vi har ikke tilgang til Folkeregisteret så oppdatering av personopplysninger skjer i kontakt med deg direkte. I situasjoner der det er nødvendig, f.eks. hvis vi får brev i retur pga feil adresse, henter vi adresseopplysninger på nett.
HVORDAN LAGRER VI OPPLYSNINGENE?
Vi har en databehandleravtale med Fana Data AS som er vår driftsleverandør for IT. Alle personopplysninger lagres på egne servere i henhold til gjeldende regelverk, og all data blir kryptert og sikret via VPN.
Noen av de eldste opplysningene er lagret i en lokal database som er forsvarlig innelåst med svært begrenset tilgang. Denne databasen er ikke koblet til nettverk eller internett.
I tillegg har vi dokumenter i papirform som er lagret i låste arkivskap med alarmsikring.
«Office 365» e-mailserver lagres hos Microsoft i Irland og Belgia og er derfor også underlagt EUs personvernlovgiving.
Det er kun ansatte i Bergen Ortopedi Senter og våre databehandlere som har tilgang til informasjonen.
Kun relevant personale har tilgang til sensitive opplysninger og våre ansatte har signert en taushetserklæring.
UTLEVERES OPPLYSNINGENE TIL TREDJEPARTER?
Etter konsultasjon hos oss vil vi utarbeide en epikrise som sendes til henvisende lege eller annet helsepersonell. Ved behov for kirurgisk inngrep eller annen behandling vil vi sende henvisning til sykehus, røntgeninstitutt eller fysioterapi.
Vi samarbeider tett med Drevelin Ortopedi AS og du vil registreres som kunde hos dem hvis det er behov for ortopediske hjelpemidler. Her vil kun nødvendig informasjon deles, og hvis det ikke er behov for søknad til NAV er det kun navn og kontaktinformasjon som deles.
Søknad om støtte til ortopediske hjelpemidler må først til gjennomgang hos Drevelin Ortopedi AS før det sendes NAV for behandling. Her vil følgende opplysninger oppgis: Personalia, kontaktopplysninger, diagnose, beskrivelse av ønsket hjelpemiddel samt din signatur.
VED UTARBEIDELSE AV SPESIALISTERKLÆRING
Ved utarbeidelse av spesialisterklæring mottar vi først en forespørsel om vi kan påta oss oppdraget med å skrive erklæringen fra NAV, forsikringsselskap eller advokat. På dette tidspunkt har vi lite til ingen informasjon om deg og det vil ikke opprettes journal på dette tidspunkt.
Hvis vi påtar oss oppdraget vil vi få tilsendt mandat og dokumenter, og her skal alle opplysninger vedrørende aktuelle skade og tidligere sykehistorie være dokumentert. Ved mangelfull informasjon vil vi enten kontakte bestillende enhet eller fastlege, røntgeninstitutt eller sykehus for å få den informasjonen vi trenger for å utarbeide erklæringen.
Ved konsultasjon vil vi be om ytterligere informasjon rundt din person som er viktig for å kunne skrive en nøyaktig erklæring.
Når erklæringen er ferdig utarbeidet sendes dokumentet til den enhet som har bestilt erklæringen.
Vi har ikke rett til å utlevere dette dokumentet til deg som pasient. Hvis du ønsker innsyn i dokumentet må du kontakte den enhet som har bestilt erklæringen hos oss.
HVOR LENGE OPPBEVARER VI PERSONLIGE OPPLYSNINGER?
I henhold til Forskrift om Pasientjournal §14 skal pasientjournalen oppbevares i minimum 10 år etter siste journalføring.
Opplysninger som frivillig er gitt oss slettes umiddelbart etter ditt ønske.
HVILKE RETTIGHETER HAR DU SOM PASIENT OG HVILKET LANDS LOVVERK GJELDER?
Som kunde hos oss har du rett til innsyn i din pasientjournal. Er det uriktige opplysninger i journalen har du rett til å kreve retting og/eller sletting.
Det er først og fremst Norges lovverk som gjelder i forbindelse med våre pasientjournaler. I tillegg er vi underlagt EUs personvernlovgiving.
Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at dine personvernopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Hvis du mener at dine personopplysninger ikke har vært håndtert på en riktig eller lovlig måte må du ikke nøle med å ta kontakt med oss. Vi besvarer alle henvendelser om dette, enten det omhandler sletting, retting eller annet.
Vi er også alltid interessert i å høre om du synes vi kunne gjort noe bedre i måten vi behandler personopplysninger på.
Kontaktinformasjon:
E-post: post@bergenortopedisenter.no. Telefon: 55206488.
Adresse: Møllendalsbakken 6, 5009 BERGEN. Organisasjonsnummer: 911884755.